Для некоторых людей прививать себе 10 привычек, даже по одной за раз, слишком утомительно и сложно. Поэтому для тех, кто хочет внедрить наиболее простую систему, вот минималистичная версия ИСД — способ быть продуктивным без лишней суеты.
Эта система состоит только из 4 привычек: собирайте, обрабатывайте, планируйте и действуйте. И она использует только два инструмента: маленький блокнот и ручку.
1. Собирайте: носите маленький блокнот и записывайте любые задачи, проекты и прочую информацию, которая приходит вам в голову. Перенесите всё из головы на бумагу, чтобы освободить мозг и ничего не забыть.
2. Обрабатывайте: принимайте быстрые решения по всем входящим сообщениям, ничего не откладывайте. Обрабатывайте входящие сообщения (электронную и обычную почту, голосовые сообщения, блокнот) как минимум раз в день или чаще, если есть необходимость.
3. Планируйте: выписывайте наиболее важные задачи (НВЗ) каждую неделю и каждый день. Займитесь своими НВЗ с утра, чтобы они действительно были выполнены в течение дня.
4. Действуйте: сфокусируйтесь в один момент времени только на одной задаче и обеспечьте отсутствие отвлекающих факторов. Устраните всё, что может отвлечь, а затем выполняйте одну задачу так долго, как получится. Не позволяйте себе отвлекаться от задачи. Не пытайтесь быть многозадачным.
Чего нет в минималистичном ИС
В этой версии нет шести привычек: простого списка задач, тотальной организованности, еженедельного анализа своих планов, упрощения задач и проектов, правил работы с рутиной и поиска своей страсти.
Несмотря на то, что я думаю, что эти привычки действительно ценны, они не являются абсолютно необходимыми для минималистичной системы.
Минималистичное внедрение
Так как вам внедрить эту систему, и что вам для этого нужно? Во-первых, инструменты: маленький блокнот и ручка. И всё.
Вот как внедрить эту систему:
1. Используйте свой блокнот, чтобы записывать мысли, как только они пришли в голову. Это позволяет вам освобождать свой мозг и при этом ничего не забывать.
2. Когда вы доберетесь до работы или дома, добавляете все новые задачи из блокнота в ваш Главный Список Задач, который также можете вести в блокноте.
3. В начале каждого дня просматриваете список и выписываете 1-3 НВЗ, которые вы хотели бы выполнить сегодня. Вот и вся система планирования. Вам ничего, кроме этого, больше не нужно.
4. Выполните свои НВЗ как можно раньше в течение дня. Когда вы выполняете каждую задачу, устраните все отвлекающие моменты и сфокусируйтесь только на одной задаче. Не пытайтесь быть многозадачным. Когда задача выполнена, переходите к следующей.
5. Если вы закончили все НВЗ, берите свой Главный Список Задач и определите следующую наиболее важную задачу. Выполните ее согласно 4-му пункту. Повторите при необходимости.
Вам действительно не нужны 10 различных списков. И если вы не ведете 10 различных списков, то вам не нужен еженедельный анализ. Я по-прежнему считаю, что вам нужно ставить единственную цель на год и всегда фокусироваться на следующем шаге, необходимом для достижения цели.
Также опционально: добавьте любую исключенную из списка привычку позже, если, вы думаете, она вам поможет.
Лео Бабута — автор популярного блога о продуктивности и упрощении жизни написал некоторое время назад книгу «Zen to done», в которой обобщил свои идеи о продуктивности, представив их в виде несложной системы.
Решил перевести для вас пару глав, в которых дается общее представление о системе и по которым уже можно внедрять эту систему в своей жизни.
Глава 2. Обзор. Что это за система?
Более важные дела никогда не должны
быть милосердны к делам менее важным.
Гёте.
Итак, давайте посмотрим, что из себя представляет система Исполнение в Стиле Дзен (ИСД, Zen To Done, ZTD): это набор из 10 привычек, который позволяет вам стать организованным, упростить вашу жизнь, поставить всё под контроль и действительно выполнять задуманное.
Если вы захотите начать работать по системе ИСД, то вы не обязаны следовать всем 10 привычкам сразу… вы можете выбрать те, которые будут подходить вашему индивидуальному стилю, и сфокусироваться на мастерском овладении ими.
Эти привычки лучше, если возможно, нарабатывать по одной за раз, максимум 2-3 одновременно. Сфокусируйтесь на приобретении одной привычки в течение 30 дней, а затем переходите к следующей.
Это может быть трудно, я знаю, но в будущем эти привычки «внедрятся» в вас лучше, если вы будете приобретать их по одной или две за раз. А в течение года эти привычки станут вашей натурой – и я не считаю, что стать в течение года полностью организованным и продуктивным такое уж маленькое достижение.
Порядок, в котором приведены привычки, – всего лишь предположение. Вы можете выбирать их в любом порядке, который наиболее удобен для вас. Привычки с 1 по 8 – наиболее важные, но надеюсь, что и привычкам 9 и 10 вы уделите серьезное внимание. Более подробные пояснения по каждой из них будут в следующих частях.
1. Собирайте.
Привычка: тотальная фиксация идей. Носите с собой маленький блокнот (или то, что вы привыкли использовать для фиксации идей) и записывайте все задачи, идеи, проекты и прочую информацию, которая приходит к вам в голову. Освободите от них свой мозг, перенеся все на бумагу, чтобы не забыть.
ИСД предполагает, что вы будете носить очень простой, портативный, легкий в использовании инструмент для фиксации идей — предпочтительно: маленький блокнот (но это не обязательно), просто потому, что его гораздо легче использовать и носить с собой, чем карманный компьютер или ноутбук. Чем проще инструмент, тем лучше. Когда вы возвращаетесь домой или в офис, перенесите заметки в ваш список задач.
2. Обрабатывайте
Привычка: принимать быстрые решения по всем входящим событиям/сообщениям, не откладывать их. Позволять им постоянно копиться – это банальное откладывание решения. Обрабатывайте все свои входящие сообщения (email, обычная почта, голосовые сообщения, блокнот с идеями) как минимум раз в день или чаще, если нужно.
Когда вы обрабатываете их, делайте это сверху вниз, принимая решение по каждому пункту: выполнить его (если это занимает менее 2х минут), удалить, делегировать, занести в соответствующую папку или список задач или занести календарь, чтобы выполнить позже.
3. План
Привычка: записывать наиболее важные задачи (НВЗ) на день, неделю. Каждую неделю пишите список НВЗ, которые вы хотите выполнить в течение недели, и занесите их в начало списка задач. Каждый день пишите список из 1-3 НВЗ (ваши самые важные задачи на день) и выполняйте их первыми в начале дня, чтобы действительно завершить их, а не откладывать из-за того, что принялись за них слишком поздно и не успели закончить.
4. Действуйте
Привычка: выполнять одну задачу в единицу времени, без отвлекающих факторов. Это одна из важнейших привычек ИСД. Вы должны выбрать задачу (желательно одну из списка НВЗ) и сфокусироваться исключительно на ней.
Во-первых, устраните все отвлекающие факторы. Закройте почтовую программу, выключите сотовый телефон, отключитесь от интернета, если возможно (или хотя бы закройте все ненужные вкладки), приберитесь на рабочем столе (если вы выработаете привычку номер 2, это будет довольно просто). Далее, включите таймер, если он вам нужен, или просто сфокусируйтесь на задаче на как можно более долгое время. Не позволяйте себе отвлекаться от задачи. Если вас что-то прерывает, запишите это в свой блокнот и вернитесь к выполнению задачи. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно.
5. Упрощение системы
Привычка: держите ваши списки задач простыми, проверяйте их ежедневно. Вы можете использовать какие-то контекстные списки, как например: работа, телефон, поручения и т.д., если это вам помогает. ИСД предполагает, что ваши списки должны быть настолько простыми, насколько это возможно. Не нужно создавать навороченную систему. И перестаньте постоянно пробовать какие-то новые инструменты — это пустая трата времени, какой бы интересной она ни была.
Используйте простой блокнот или картотеку для ведения ваших списков или наиболее простую программу для этого. Вам не нужен навороченный планировщик, или наладонник, или Outlook, или запутанная система тегов. Достаточно одного списка для каждого контекста и списка проектов, который вы просматриваете ежедневно или еженедельно. Ссылки на то, что необходимо сделать с каждым пунктом проекта или контекста, конечно, хорошо, но это только всё усложняет. Держите все достаточно простым и фокусируйтесь на том, что вы должны сделать сейчас, а не на игре с функциями вашей системы планирования.
6. Организованность
Привычка: место для каждой вещи. Все входящие документы и сообщения должны попадать в ваш inbox («входящий» ящик). Оттуда – в ваш список задач, или в соответствующую папку в вашей системе документов, или в outbox, если вы планируете это делегировать, или в урну.
Каждой вещи – своё место. Рассортируйте их прямо сейчас, вместо того, чтобы складировать их для более поздней сортировки. Это позволяет содержать ваш рабочий стол в порядке и больше сконцентрироваться на вашей работе. Не откладывайте – сразу сортируйте всё, что требует этого.
7. Планирование
Привычка: анализировать свою систему и цели еженедельно. ИСД предполагает, что раз в неделю вы быстро проверяете свою систему, а также фокусируетесь на целях на следующую неделю.
Во время еженедельного планирования вы должны пройтись по каждой вашей цели на год, оценить, какой прогресс вы совершили за неделю, и что вам нужно сделать на следующей, чтобы приблизиться к своим целям. Раз в месяц выделяйте чуть больше времени, чтобы подготовить план целей на месяц, а раз в год вам необходимо заняться планированием и на год и соотнести всё с целями своей жизни.
8. Упрощение
Привычка: уменьшить количество целей и задач до необходимого минимума. Если вы пытаетесь ухватиться за все возможные задачи, вы быстро будете перегружены и не сможете сфокусироваться на наиболее важных задачах.
Поэтому в ИСД вы регулярно проверяете свой список проектов и задач и смотрите, можно ли его упростить. Удалите всё, кроме действительно необходимых проектов и задач, чтобы вы смогли сфокусироваться на них. Уменьшите количество своих обязательств перед другими и входящий поток информации. Убедитесь, что ваши проекты и задачи соответствуют вашим годовым целям и целям в жизни. Делайте это ежедневно (кратко), во время еженедельного и ежемесячного планирования.
9. Рутина
Привычка: установите правила работы с рутиной и придерживайтесь их. Если другие системы продуктивности для вас слишком перегружены инструкциями, попробуйте создать свои правила работы с рутиной и посмотрите, сработает ли это для вас.
Утренняя рутина, например, может включать просмотр своего списка задач, выбор наиболее важных из них, зарядку, обработку электронной почты и входящих сообщений и выполнение первой из НВЗ. Вечерняя рутина может включать обработку электронной почты и входящих сообщений (еще раз), анализ прошедшего дня, подготовка к следующему и внесение записей в дневник. Еженедельная рутина может включать день поручений, день уборки, финансовый день, еженедельный анализ целей, день семьи и т.д. Тут всё на ваше усмотрение — установите свои рутины, сделайте так, чтобы эта система для вас работала.
10. Найдите свою страсть
Привычка: поиск работы, которую вы действительно любите. Это может быть последняя привычка, которую вы себе привьете, но в тоже время она самая важная.
Система GTD (getting things done) великолепна для управления задачами и в качестве одного из методов борьбы с откладыванием. Но если вы испытываете страсть по отношению к своей работе, вы не будете ничего откладывать — вам будет нравиться ее выполнять, и будете хотеть работать всё больше и больше.
Привычка, которую нужно в себе выработать, — это постоянно искать то, по отношению к чему вы испытываете страсть, и оценить, можете ли вы сделать это своей карьерой. Сделайте работу, которой вы зарабатываете на жизнь, своей страстью, а не постылой обязанностью, и тогда ваш список задач будет казаться вам списком наград.
Я додумался до одного такого антилогизма, открыв для себя (спасибо литературе о природе познания), что вопреки общепринятому мнению нетеоретизирование — это действие, тогда как теоретизирование может соответствовать отсутствию осознанной деятельности, быть “выбором по умолчанию”. Непросто изучать (и запоминать) факты, воздерживаясь от суждений и отметая всяческие объяснения. Тяга к теоретизированию с трудом поддается контролю: она, подобно анатомическим характеристикам, входит в наше биологическое устройство, и борьба с ней — это борьба с самим собой. Так что совет древних скептиков “не судить” противоречит самой нашей природе. Советчиков всегда на свете хватало — проблеме назидательной философии мы посвятим главу 13.
Попробуйте скептически относиться ко всем своим толкованиям, и вы моментально выбьтесь из сил. Кроме того, сопротивление теоретизированию закончится вашим полным позором. (Есть способы достичь истинного скептицизма; но нужно идти к нему через черный ход, а не атаковать самого себя с фасада.) Даже анатомически наш мозг не готов усваивать что-либо в “сыром” виде, без всякого объяснения. Мы сами не всегда это осознаем.
Нассим Николас Талеб. «Черный лебедь. Под знаком непредсказуемости»
