Для некоторых людей прививать себе 10 привычек, даже по одной за раз, слишком утомительно и сложно. Поэтому для тех, кто хочет внедрить наиболее простую систему, вот минималистичная версия ИСД — способ быть продуктивным без лишней суеты.
Эта система состоит только из 4 привычек: собирайте, обрабатывайте, планируйте и действуйте. И она использует только два инструмента: маленький блокнот и ручку.
1. Собирайте: носите маленький блокнот и записывайте любые задачи, проекты и прочую информацию, которая приходит вам в голову. Перенесите всё из головы на бумагу, чтобы освободить мозг и ничего не забыть.
2. Обрабатывайте: принимайте быстрые решения по всем входящим сообщениям, ничего не откладывайте. Обрабатывайте входящие сообщения (электронную и обычную почту, голосовые сообщения, блокнот) как минимум раз в день или чаще, если есть необходимость.
3. Планируйте: выписывайте наиболее важные задачи (НВЗ) каждую неделю и каждый день. Займитесь своими НВЗ с утра, чтобы они действительно были выполнены в течение дня.
4. Действуйте: сфокусируйтесь в один момент времени только на одной задаче и обеспечьте отсутствие отвлекающих факторов. Устраните всё, что может отвлечь, а затем выполняйте одну задачу так долго, как получится. Не позволяйте себе отвлекаться от задачи. Не пытайтесь быть многозадачным.
Чего нет в минималистичном ИС
В этой версии нет шести привычек: простого списка задач, тотальной организованности, еженедельного анализа своих планов, упрощения задач и проектов, правил работы с рутиной и поиска своей страсти.
Несмотря на то, что я думаю, что эти привычки действительно ценны, они не являются абсолютно необходимыми для минималистичной системы.
Минималистичное внедрение
Так как вам внедрить эту систему, и что вам для этого нужно? Во-первых, инструменты: маленький блокнот и ручка. И всё.
Вот как внедрить эту систему:
1. Используйте свой блокнот, чтобы записывать мысли, как только они пришли в голову. Это позволяет вам освобождать свой мозг и при этом ничего не забывать.
2. Когда вы доберетесь до работы или дома, добавляете все новые задачи из блокнота в ваш Главный Список Задач, который также можете вести в блокноте.
3. В начале каждого дня просматриваете список и выписываете 1-3 НВЗ, которые вы хотели бы выполнить сегодня. Вот и вся система планирования. Вам ничего, кроме этого, больше не нужно.
4. Выполните свои НВЗ как можно раньше в течение дня. Когда вы выполняете каждую задачу, устраните все отвлекающие моменты и сфокусируйтесь только на одной задаче. Не пытайтесь быть многозадачным. Когда задача выполнена, переходите к следующей.
5. Если вы закончили все НВЗ, берите свой Главный Список Задач и определите следующую наиболее важную задачу. Выполните ее согласно 4-му пункту. Повторите при необходимости.
Вам действительно не нужны 10 различных списков. И если вы не ведете 10 различных списков, то вам не нужен еженедельный анализ. Я по-прежнему считаю, что вам нужно ставить единственную цель на год и всегда фокусироваться на следующем шаге, необходимом для достижения цели.
Также опционально: добавьте любую исключенную из списка привычку позже, если, вы думаете, она вам поможет.
Лео Бабута — автор популярного блога о продуктивности и упрощении жизни написал некоторое время назад книгу «Zen to done», в которой обобщил свои идеи о продуктивности, представив их в виде несложной системы.
Решил перевести для вас пару глав, в которых дается общее представление о системе и по которым уже можно внедрять эту систему в своей жизни.
Глава 2. Обзор. Что это за система?
Более важные дела никогда не должны
быть милосердны к делам менее важным.
Гёте.
Итак, давайте посмотрим, что из себя представляет система Исполнение в Стиле Дзен (ИСД, Zen To Done, ZTD): это набор из 10 привычек, который позволяет вам стать организованным, упростить вашу жизнь, поставить всё под контроль и действительно выполнять задуманное.
Если вы захотите начать работать по системе ИСД, то вы не обязаны следовать всем 10 привычкам сразу… вы можете выбрать те, которые будут подходить вашему индивидуальному стилю, и сфокусироваться на мастерском овладении ими.
Эти привычки лучше, если возможно, нарабатывать по одной за раз, максимум 2-3 одновременно. Сфокусируйтесь на приобретении одной привычки в течение 30 дней, а затем переходите к следующей.
Это может быть трудно, я знаю, но в будущем эти привычки «внедрятся» в вас лучше, если вы будете приобретать их по одной или две за раз. А в течение года эти привычки станут вашей натурой – и я не считаю, что стать в течение года полностью организованным и продуктивным такое уж маленькое достижение.
Порядок, в котором приведены привычки, – всего лишь предположение. Вы можете выбирать их в любом порядке, который наиболее удобен для вас. Привычки с 1 по 8 – наиболее важные, но надеюсь, что и привычкам 9 и 10 вы уделите серьезное внимание. Более подробные пояснения по каждой из них будут в следующих частях.
1. Собирайте.
Привычка: тотальная фиксация идей. Носите с собой маленький блокнот (или то, что вы привыкли использовать для фиксации идей) и записывайте все задачи, идеи, проекты и прочую информацию, которая приходит к вам в голову. Освободите от них свой мозг, перенеся все на бумагу, чтобы не забыть.
ИСД предполагает, что вы будете носить очень простой, портативный, легкий в использовании инструмент для фиксации идей — предпочтительно: маленький блокнот (но это не обязательно), просто потому, что его гораздо легче использовать и носить с собой, чем карманный компьютер или ноутбук. Чем проще инструмент, тем лучше. Когда вы возвращаетесь домой или в офис, перенесите заметки в ваш список задач.
2. Обрабатывайте
Привычка: принимать быстрые решения по всем входящим событиям/сообщениям, не откладывать их. Позволять им постоянно копиться – это банальное откладывание решения. Обрабатывайте все свои входящие сообщения (email, обычная почта, голосовые сообщения, блокнот с идеями) как минимум раз в день или чаще, если нужно.
Когда вы обрабатываете их, делайте это сверху вниз, принимая решение по каждому пункту: выполнить его (если это занимает менее 2х минут), удалить, делегировать, занести в соответствующую папку или список задач или занести календарь, чтобы выполнить позже.
3. План
Привычка: записывать наиболее важные задачи (НВЗ) на день, неделю. Каждую неделю пишите список НВЗ, которые вы хотите выполнить в течение недели, и занесите их в начало списка задач. Каждый день пишите список из 1-3 НВЗ (ваши самые важные задачи на день) и выполняйте их первыми в начале дня, чтобы действительно завершить их, а не откладывать из-за того, что принялись за них слишком поздно и не успели закончить.
4. Действуйте
Привычка: выполнять одну задачу в единицу времени, без отвлекающих факторов. Это одна из важнейших привычек ИСД. Вы должны выбрать задачу (желательно одну из списка НВЗ) и сфокусироваться исключительно на ней.
Во-первых, устраните все отвлекающие факторы. Закройте почтовую программу, выключите сотовый телефон, отключитесь от интернета, если возможно (или хотя бы закройте все ненужные вкладки), приберитесь на рабочем столе (если вы выработаете привычку номер 2, это будет довольно просто). Далее, включите таймер, если он вам нужен, или просто сфокусируйтесь на задаче на как можно более долгое время. Не позволяйте себе отвлекаться от задачи. Если вас что-то прерывает, запишите это в свой блокнот и вернитесь к выполнению задачи. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно.
5. Упрощение системы
Привычка: держите ваши списки задач простыми, проверяйте их ежедневно. Вы можете использовать какие-то контекстные списки, как например: работа, телефон, поручения и т.д., если это вам помогает. ИСД предполагает, что ваши списки должны быть настолько простыми, насколько это возможно. Не нужно создавать навороченную систему. И перестаньте постоянно пробовать какие-то новые инструменты — это пустая трата времени, какой бы интересной она ни была.
Используйте простой блокнот или картотеку для ведения ваших списков или наиболее простую программу для этого. Вам не нужен навороченный планировщик, или наладонник, или Outlook, или запутанная система тегов. Достаточно одного списка для каждого контекста и списка проектов, который вы просматриваете ежедневно или еженедельно. Ссылки на то, что необходимо сделать с каждым пунктом проекта или контекста, конечно, хорошо, но это только всё усложняет. Держите все достаточно простым и фокусируйтесь на том, что вы должны сделать сейчас, а не на игре с функциями вашей системы планирования.
6. Организованность
Привычка: место для каждой вещи. Все входящие документы и сообщения должны попадать в ваш inbox («входящий» ящик). Оттуда – в ваш список задач, или в соответствующую папку в вашей системе документов, или в outbox, если вы планируете это делегировать, или в урну.
Каждой вещи – своё место. Рассортируйте их прямо сейчас, вместо того, чтобы складировать их для более поздней сортировки. Это позволяет содержать ваш рабочий стол в порядке и больше сконцентрироваться на вашей работе. Не откладывайте – сразу сортируйте всё, что требует этого.
7. Планирование
Привычка: анализировать свою систему и цели еженедельно. ИСД предполагает, что раз в неделю вы быстро проверяете свою систему, а также фокусируетесь на целях на следующую неделю.
Во время еженедельного планирования вы должны пройтись по каждой вашей цели на год, оценить, какой прогресс вы совершили за неделю, и что вам нужно сделать на следующей, чтобы приблизиться к своим целям. Раз в месяц выделяйте чуть больше времени, чтобы подготовить план целей на месяц, а раз в год вам необходимо заняться планированием и на год и соотнести всё с целями своей жизни.
8. Упрощение
Привычка: уменьшить количество целей и задач до необходимого минимума. Если вы пытаетесь ухватиться за все возможные задачи, вы быстро будете перегружены и не сможете сфокусироваться на наиболее важных задачах.
Поэтому в ИСД вы регулярно проверяете свой список проектов и задач и смотрите, можно ли его упростить. Удалите всё, кроме действительно необходимых проектов и задач, чтобы вы смогли сфокусироваться на них. Уменьшите количество своих обязательств перед другими и входящий поток информации. Убедитесь, что ваши проекты и задачи соответствуют вашим годовым целям и целям в жизни. Делайте это ежедневно (кратко), во время еженедельного и ежемесячного планирования.
9. Рутина
Привычка: установите правила работы с рутиной и придерживайтесь их. Если другие системы продуктивности для вас слишком перегружены инструкциями, попробуйте создать свои правила работы с рутиной и посмотрите, сработает ли это для вас.
Утренняя рутина, например, может включать просмотр своего списка задач, выбор наиболее важных из них, зарядку, обработку электронной почты и входящих сообщений и выполнение первой из НВЗ. Вечерняя рутина может включать обработку электронной почты и входящих сообщений (еще раз), анализ прошедшего дня, подготовка к следующему и внесение записей в дневник. Еженедельная рутина может включать день поручений, день уборки, финансовый день, еженедельный анализ целей, день семьи и т.д. Тут всё на ваше усмотрение — установите свои рутины, сделайте так, чтобы эта система для вас работала.
10. Найдите свою страсть
Привычка: поиск работы, которую вы действительно любите. Это может быть последняя привычка, которую вы себе привьете, но в тоже время она самая важная.
Система GTD (getting things done) великолепна для управления задачами и в качестве одного из методов борьбы с откладыванием. Но если вы испытываете страсть по отношению к своей работе, вы не будете ничего откладывать — вам будет нравиться ее выполнять, и будете хотеть работать всё больше и больше.
Привычка, которую нужно в себе выработать, — это постоянно искать то, по отношению к чему вы испытываете страсть, и оценить, можете ли вы сделать это своей карьерой. Сделайте работу, которой вы зарабатываете на жизнь, своей страстью, а не постылой обязанностью, и тогда ваш список задач будет казаться вам списком наград.
«Закон принудительной эффективности
гласит: всегда есть время для того,
чтобы сделать самые важные вещи».
Брайан Трейси
Мы живем в мире, в котором чаще всего больше - значит лучше. Мы стремимся заработать больше, чтобы покупать больше вещей, больше одежды, более дорогие машины или более просторное жилье.
Мы потребляем всё больше и работаем тоже всё больше и больше. Однако в какой-то момент мы сталкиваемся с ограничениями. В сутках ограниченное количество часов, и как только мы достигаем наибольшей продуктивности в делах, мы просто не можем делать больше дел.
Некоторые считают такое ограничение проблемой и всячески стараются его найти решение. Они ищут способ, как можно «втиснуть» в свой день еще больше дел. Они думают: «Что если я начну эффективнее управлять временем, смогу ли я сделать больше дел за то ограниченное количество часов, которые у меня есть?»
Проблема в том, что постоянное увеличение количества выполненных дел, не означает, что более быстрое достижение результата. Напротив, когда нужно сделать слишком много дел, повышается вероятность того, что среди них окажется больше незначительных, неважных или вовсе бессмысленных.
Представьте двух маркетологов. Один стремится сделать как можно больше дел: разрабатывает рекламные модули для этой газеты и для той, каждый раз вносит в них небольшие коррективы, чтобы они потеряли эффективность; проводит скидочные акции, каждый месяц убирает скидки с одних товаров и устанавливает скидки на другие, пробует небольшие изменения и улучшения и т.д. Всё хорошо, работа кипит, директор доволен.
Другой – вместо того, чтобы заниматься только рутиной, часть времени уделяет самообразованию и поиску новых идей и решений. Советуется с профессионалами и экспертами, до которых может дотянуться. И что в итоге? — В какой-то момент придумывает нестандартный маркетинговый ход, просчитывает его плюсы и минусы, возможную отдачу и вносит предложение директору. Директор решает применить этот ход, и продажи компании возрастают на 50% в течение следующих 4 месяцев.
Первый маркетолог концентрировался на количестве дел, но краткосрочных. Второй — сфокусировался на малом, но это создало бо?льший эффект в долгосрочной перспективе.
Вам самим выбирать, каким путем вы пойдете - количественным (выполняя всё больше дел) или качественным (концентрируясь на делах с самой высокой отдачей в долгосрочной перспективе).
Выбирая второй путь, учтите, что в большинстве случаев у Вас не получится его придерживаться просто по желанию. Необходимо будет прикладывать сознательные усилия, проявлять определенный уровень дисциплины, чтобы не «сбиваться» с него на первый.
Для облегчения себе этой задачи желательно придерживаться следующих принципов:
Принцип 1: В любом своем начинании устанавливайте ограничения. Лучше всего по времени. Можно также по количеству выполненных дел, по количеству проектов, над которыми работаете и т.д.
Когда мы ставим ограничения, нам приходится выбирать только самые необходимые дела, на другие просто не будет времени отвлекаться. Отсюда вытекает следующий принцип:
Принцип 2: Старайтесь выбирать только самые необходимые дела, чтобы получить наибольший результат с минимумом потраченных ресурсов и максимизировать результат от потраченных времени и энергии.
Что для Вас будет высокой отдачей, определить, естественно, можете только Вы сами. Это может быть
повышение своей экспертности в определенной теме
продвижение по карьерной лестнице
то, что принесет вам крупную сумму денег в отдаленной перспективе,
то, что изменит вашу личную жизнь в какой-то важной сфере
Это, конечно, же только примеры. Вы сами для себя должны конкретно определить, какого результата хотите добиться.
Как это сделать? Есть 2 достаточно простых способа:
1. Изучение своего списка дел.
Если Вы ведете список дел на день, неделю и т.д., то для Вас всё относительно просто. Если не ведете - то, можете написать его прямо сейчас. Возьмите готовый список дел и задайте себе несколько вопросов относительного каждого пункта.
Продлится ли эффект от выполнения этого дела больше, чем на неделю или месяц? Как это изменит мою жизнь, работу, карьеру?
Поможет ли мне это в достижении моей долгосрочной цели?
Могу ли я без ущерба для долгосрочного результата или цели отказаться от выполнения от этого дела?
Честно ответив на эти вопросы, Вы сможете определить, какие дела из вашего списка действительно стоит выполнять, а какие можно безболезненного исключить.
2. Начните со своих целей.
Если для начала определить, чего вы действительно хотите достичь в течение следующего года, то сможете определить и то, что необходимо делать, чтобы этого добиться. Чтобы сделать это наверняка, проделайте простое умственное упражнение: представьте себя в будущем, уже достигшим того, что Вы хотите достичь. Мысленно оглянитесь назад и «вспомните», что Вы сделали, какие шаги предприняли, чтобы это стало реальностью.
Это и будут те самые необходимые дела, на которых нужно концентрироваться. Запишите их.
Можете использовать один способ, или оба поочередно, или комбинировать их – дело ваше. Главное – не забывайте концентрироваться на важном. Не позволяйте рутинным делам отвлекать Вас от выполнения важных дел. Сначала сделайте важное, и только после этого займитесь рутинными делами, если необходимость в них еще осталась. Если всё-таки не нашли возможность вовсе исключить их списка своих дел.
Истарайтесь, выполняя работу, как можно чаще задавать себе вопрос Тима Ферриса: «Am I being productive or just active?» – «Я сейчас продуктивен или просто активен?»
